ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

________________________                                   УТВЕРЖДАЮ
(наименование общества)                         Генеральный директор
                                              ______________________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
                                             "___" _________ ____ г.
"__" _______ ____ г.
N ________________
секретаря-референта
генерального директора

                               1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1.  Секретарь-референт  относится  к  категории  специалистов предприятия,
принимается и увольняется директором.
    1.2.  Основными  задачами  секретаря-референта  являются  организационные  и
документационное обеспечение управленческой деятельности.
    1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
    1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
    - законодательными актами Республики Беларусь;
    - Уставом предприятия;
    - Положением о функциональных службах предприятия;
    - приказами (указаниями) руководства предприятия;
    - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
    - настоящей должностной инструкцией.
    1.5. На должность секретаря-референта назначаются  лица  с  высшим,  средним
специальным  образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но  при
условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
    1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
    - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
    - организации работы с документами, составления документации;
    - организации управленческого труда;
    - применение средств вычислительной и организационной техники;
    -  перевода   служебной   документации  на  иностранный  язык  коммерческого
партнера;
    - культуры труда и служебной этики;
    - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

                                   2. ФУНКЦИИ

    На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
    2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
    2.2. Методическое руководство  и контроль за организацией делопроизводства в
структурных подразделениях и филиалах предприятия.
    2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
    2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
    2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия
инспектора по персоналу).

                           3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    Секретарь-референт должен:
    3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-
хозяйственную деятельность предприятия.
    3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
    3.3.   Контролировать   качество   подготовки,   правильность   составления,
согласования,  утверждения  документов,  представляемых на  подпись  руководству
предприятия.
    3.4. Осуществлять контроль исполнения  документов  и  поручений руководства,
принимать  оперативные  меры,  направленные на своевременное и  качественное  их
исполнение.
    3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до
непосредственных   исполнителей.   Проводить    анализ   справок   и   докладов,
предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
    3.6.  Осуществлять  оперативную  связь  со  сторонними   организациями  (как
коммерческими,  так  и  государственными)  и отдельными гражданами  по  вопросам
текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
    3.7. Вести прием посетителей.
    3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности
предприятия:
    - оформление приказов по личному составу;
    - оформление личных карточек формы _____ или личных дел;
    - оформление трудовых книжек;
    - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
    - оформление командировочных документов;
    - оформление листов нетрудоспособности;
    - ведение табеля учета рабочего времени;
    - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
    3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
    3.10.   Использовать  ПЭВМ  как  средство  автоматизации   документационного
обеспечения предприятия.
    3.11. Проводить  ежегодный  отбор  документов  на  архивное  хранение или на
уничтожение.
    3.12.  Выполнять  отдельные  поручения  руководства  по  профилю  финансово-
хозяйственной деятельности предприятия.

                                    4. ПРАВА

    Секретарь-референт имеет право:
    4.1.  Запрашивать  от  функциональных  служб  необходимые материалы, а также
объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
    4.2. Рассматривать документы и направлять их на  исполнение  руководителям и
специалистам предприятия.
    4.3.  Требовать  от  исполнителей  доработки  документов,  подготовленных  с
нарушением  установленных  правил  их  составления  и оформления (____________),
международных правил оформления документов (ISO).
    4.4  Визировать  документы  управленческой  деятельности   в   рамках  своей
компетенции.
    4.5.   Вносить   на   рассмотрение   руководства  предложения  по  улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и
методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
    4.6. Требовать от руководства создания  нормальных  условий  для  выполнения
служебных   обязанностей   и   сохранности   всех   документов,  образующихся  в
деятельности предприятия.
    4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".
    4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
    4.9.  Взаимодействовать  со  всеми  службами (сотрудниками)  предприятия  по
вопросам проверки исполнения документов и  представления  необходимой информации
руководству.

                               5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    Секретарь-референт несет ответственность за:
    5.1.   Качество   документов,   предоставляемых   на   подпись   руководству
предприятия.
    5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
    5.3.   Сохранность   документации,   разглашение   сведений,   имеющих  гриф
"Конфиденциально" или "КТ".
    5.4.   Нечеткое   и  несвоевременное  выполнение  должностных  обязанностей,
предусмотренных настоящей инструкцией.

    Генеральный директор
                         ________________  _______________________
                             (подпись)          (Фамилия, и.о.)
    Юрисконсульт
                         ________________  _______________________
                             (подпись)          (Фамилия, и.о.)
    "___" _________ ____ г.